Giải Pháp Bảo Quản Hồ Sơ, Tài Liệu Lưu Trữ Với Máy Hút Ẩm

Độ ẩm là yếu tố vô cùng quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hồ sơ, tài liệu. Hồ sơ, tài liệu nếu được bảo quản cũng như xử lý ẩm đúng cách sẽ tránh được các tình trạng ẩm mốc, mối mọt giúp các loại giấy tờ không bị cong vênh và luôn ở trạng thái tốt nhất.

Tầm quan trọng trong việc kiểm soát ẩm bảo quản hồ sơ, tài liệu

Việc kiểm soát độ ẩm là công đoạn vô cùng quan trọng để giữ cho không gian lưu trữ luôn giữ được mức ẩm thích hợp nhằm đảm bảo chất lượng tài liệu. Dưới đây là một số mặt lợi ích khi tài liệu được bảo quản đúng cách:

• Giúp bảo vệ dữ liệu quan trọng, đáp ứng các yêu cầu về mặt pháp lý. Hồ sơ và tài liệu có thể chứa thông tin mang tính bảo mật về khách hàng, nhân viên hoặc về chiến lược kinh doanh của tổ chức. Vì vậy, việc bảo quản tài liệu được an toàn và đúng cách giúp ngăn chặn sự thất thoát dữ liệu và rủi ro an ninh thông tin, đảm bảo tính bảo mật và uy tín của tổ chức.

• Đối với các địa điểm như thư viện, nhà sách việc bảo quản tài liệu đúng cách sẽ giúp đảm bảo chất lượng cho sách báo. Các loại tranh ảnh, sách báo, tài liệu khi được đảm bảo chất lượng sẽ nâng cao trải nghiệm người dùng, làm năng khả năng nghiên cứu và dung nạp kiến thức của người đọc.

• Việc đảm bảo độ ẩm không chỉ giúp người đọc dễ dàng hơn trong việc nghiên cứu, học tập và truyền tải kiến thức mà còn vô cùng quan trọng với cách doanh nghiệp đang cung cấp và phân phối các loại sách báo. Các sản phẩm sách báo, tranh ảnh cần được đảm bảo về độ ẩm tiêu chuẩn, tính nguyên vẹn cũng như chất lượng đầu ra trước khi được đưa đến tay người tiêu dùng.

• Đối với các doanh nghiệp chuyên sản xuất, kinh doanh hay phân phối các sản phẩm sách báo: việc kiểm soát độ ẩm chặt chẽ sẽ đảm bảo trong công tác lưu trữ và đảm bảo về chất lượng sản phẩm đầu ra.

Bảo quản tài liệu đúng cách giúp ngăn chặn các nguy cơ gây ảnh hưởng đến chất lượng của giấy tờ, sách báo

Nguyên nhân gây ẩm mốc cho hồ sơ, tài liệu

Nguyên nhân gây ẩm mốc cho hồ sơ và tài liệu có thể bắt nguồn từ nhiều yếu tố khác nhau. Một trong số đó là độ ẩm cao trong môi trường. Khi độ ẩm tăng cao, không khí trong không gian sẽ chứa nhiều hơi nước hơn. Khi đó không khí có nhiều hơi nước tiếp xúc với bề mặt của giấy và tài liệu, nước sẽ được hấp thụ và gây ra hiện tượng ẩm mốc.

Trong trường hợp độ ẩm trong môi trường đạt từ 65-80% hoặc cao hơn, thiếu ánh sáng và khả năng lưu thông khí trong không gian lưu trữ kém sẽ dễ xảy ra hiện tượng nấm mốc trên tài liệu. Độ ẩm trong không gian lưu trữ tài liệu có thể phát sinh từ nhiều nguồn khác nhau. Dưới đây là một số nguồn phổ biến gây ra độ ẩm trong không gian lưu trữ:

• Môi trường ngoại vi: Độ ẩm có thể phát sinh từ môi trường bên ngoài khi gặp điều kiện thời tiết xấu như mùa nồm, môi trường có khí hậu ẩm ướt hoặc nơi có mưa nhiều.

• Thiết bị điện tử: Một số thiết bị điện tử, như máy in, máy tính, máy quét, máy sao chụp và máy photocopy, có thể phát sinh nhiệt khi hoạt động. Nếu không có đủ thông gió hoặc không có hệ thống điều hòa không khí phù hợp, sự chênh lệch của nhiệt độ và độ ẩm có thể gây nấm mốc không gian lưu trữ.

• Không gian lưu trữ: Không gian lưu trữ không đảm bảo về hệ thống thông gió, ánh sáng hay cân bằng nhiệt độ cũng có thể làm ảnh hưởng đến chất lượng tài liệu.

Tác động của độ ẩm tới lĩnh vực bảo quản tài liệu, hồ sơ

Độ ẩm là yếu tố có ảnh hưởng nghiêm trọng trong việc bảo quản hồ sơ và tài liệu. Khi môi trường có độ ẩm cao, sách báo, tranh ảnh sẽ nhanh chóng hấp thụ khí ẩm từ không khí xung quanh. Nếu không được lưu trữ và bảo quản đúng cách, độ ẩm có thể làm xuất hiện tình trạng nấm mốc, làm biến dạng và mất mát thông tin quan trọng đối với các loại tài liệu.

Tác động đến chất lượng giấy

• Ảnh hưởng đến mực in và hình ảnh trên tài liệu: Khi giấy hấp thụ độ ẩm từ không khí, mực in có thể bị nhòe và mờ đi, làm mất đi độ rõ nét ban đầu của văn bản và hình ảnh gây khó khăn cho việc đọc hiểu nội dung của người sử dụng.

• Giảm chất lượng giấy, gây khó khăn trong quá trình sử dụng: Độ ẩm cao có thể làm cho giấy trở nên nhờn và khó viết hoặc in lên. Mực có thể không thẩm thấu vào giấy một cách đều, gây ra hiện tượng lem mực hoặc không đạt được độ sắc nét mong muốn.

Tác động đến không gian lưu trữ

Khi gặp phải tình trạng thời tiết như mưa nhiều, nồm ẩm các khu vực như tường hoặc nền nhà có thể bị xuất hiện tình trạng nấm mốc, trơn trượt gây bất tiện trong quá trình sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ. Ngoài ra, các loại kệ đựng hoặc tủ bằng gỗ cũng rất dễ bị hỏng hóc, mối mọt; máy móc, trang thiết bị bằng kim loại cũng dễ xuất hiện tình trạng han gỉ nếu phải tiếp xúc lâu ngày với độ ẩm.

Để bảo vệ không gian lưu trữ và kho bảo quản khỏi tác động của độ ẩm, cần có hệ thống kiểm soát ẩm hiệu quả. Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống điều hòa không khí, máy hút ẩm, quạt thông gió để đảm bảo cung cấp thông gió và thoáng khí tốt trong không gian lưu trữ. Ngoài ra, cần lưu ý kiểm tra định kỳ độ ẩm, sử dụng vật liệu chống ẩm và tuân thủ quy trình bảo quản phù hợp để giảm thiểu tác động của độ ẩm tới kho bản quản.

Độ ẩm tiêu chuẩn trong lĩnh vực bảo quản hồ sơ, tài liệu

Độ ẩm là yếu tố có thể thay đổi theo môi trường và vùng địa lý. Vì vậy, việc kiểm tra và điều chỉnh độ ẩm trong không gian lưu trữ để đảm bảo sự ổn định và an toàn cho hồ sơ và tài liệu là vô cùng quan trọng. Độ ẩm an toàn trong bảo quản tài liệu từ 40 - 60% cùng với nhiệt độ tối đa là 75 độ F, trong đó mỗi loại tài liệu sẽ có những yêu cầu bảo quản khác nhau.

Độ ẩm an toàn để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ

Dưới đây là độ ẩm lý tưởng để đảm bảo chất lượng và tính nguyên vẹn đối với từng loại tài liệu:

Mỗi loại tài liệu giấy trong quá trình sản xuất đều có một độ ẩm nhất định. Mức độ chênh lệch về độ ẩm trong giấy thay đổi từ 2% - 12% tùy theo hàm lượng hơi nước, lượng bột sử dụng, độ nghiền và hóa chất dùng trong quá trình sản xuất. Do đó, để duy trì mức độ ẩm này, có thể sử dụng các thiết bị điều chỉnh độ ẩm trong không gian lưu trữ như máy hút ẩm để việc bảo quản cho hồ sơ và tài liệu trở nên dễ dàng hơn.

Giải pháp bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ hiệu quả cho doanh nghiệp

Với các doanh nghiệp hay xưởng sản xuất có quy mô lớn, việc bảo quản các loại tài liệu như sách báo, tranh ảnh không gặp tình trạng ẩm mốc là một điều vô cùng khó khăn. Để có thể bảo quản với số lượng lớn, doanh nghiệp cần sử dụng các loại máy móc chuyên dụng trong việc kiểm soát ẩm hoặc thiết kế không gian lưu trữ với diện.

Thiết kế không gian lưu trữ thích hợp

Theo Hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ được trích từ Công văn số 111 của Cục Lưu trữ Nhà nước, các doanh nghiệp cần phân bổ diện tích và trang thiết bị trong không gian lưu trữ một cách hợp lý. Dưới đây là một số quy chuẩn các doanh nghiệp có thể tham khảo để ứng dụng cho kho, xưởng bảo quản của mình:

• Địa điểm xây kho: Kho cần được xây ở nơi rô ráo, thoáng mát, không khí sạch, địa chất công trình phải có độ chịu tải cao. Thuận lợi với với tuyến đường giao thông, thuận tiện cho công tác vận chuyển hàng hoá và công tác phòng cháy chữa cháy

• Quy mô kho: Doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng về số lượng tài liệu hiện có và sự biến thiên của tài liệu trong khoảng 15-20 năm sau. Cần xây dựng nhiều loại phòng, kho lưu trữ khác nhau để đáp ứng nhu cầu kiểm soát ẩm riêng cho từng loại tài liệu.

• Mặt bằng và hướng nhà kho: Trong trường hợp chỉ có một phòng đơn nguyên, các phòng làm việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ nên để ở tầng dưới và cho kho bảo quản ở tầng trên để hạn chế sự tác động của ẩm mốc. Đối với trường hợp 2 phòng đơn nguyên có thể bố trí thành hình chữ T hoặc L, trong đó 1 phòng sẽ để làm khu vực làm việc và phòng còn lại dành cho kho bảo quản.

• Diện tích các phòng kho: Không gian lưu trữ, kho bảo quản không rộng quá 200m2. Trong đó, diện tích này đã được tính toán bao gồm: diện tích các giá đỡ đựng tài liệu, diện tích lối đi giữa các giá đỡ, diện tích lối ra vào kho,... Trong đó, diện tích lối đi được quy định như sau:

• Lối đi giữa các hàng giá: 0m70-0m80, lối đi đầu giá: 0m40-0m60, lối đi chính trong kho: 1m20-1m50, lối đi xung quanh kho (hành lang hoặc hàng hiên): 0m80-1m20. Lối đi phải thuận tiện cho công tác vận chuyển tài liệu và thuận tiện cho công tác phòng cháy chữa cháy.

Ứng dụng máy hút ẩm Kosmen để bảo quản tài liệu tại Văn phòng đăng ký đất đai Bù Đăng

Ngoài ra, tường kho phải đảm bảo về tiêu chuẩn về độ chịu lửa, có cách nhiệt, chống thấm nước. Cửa kho phải chắc chắn, có khoá, đảm bảo an ninh, có cách ẩm, cách nhiệt, ngăn chặn tốt sự tiếp xúc của côn trùng. Mỗi tầng của kho cao 2,8m, tầng hầm thông gió chống ẩm ở mặt đất cao trên 1,8m và tầng trên cùng chống nóng cao trên 1m (mái 2 lớp).

Bên cạnh đó, kho còn phải đảm bảo về hệ thống điện, hệ thống nước, chế độ thông gió, mức ánh sáng phù hợp (độ sáng trong kho 15-25 lux và ở phòng đọc là 100 lux) và chế độ nhiệt độ-độ ẩm (nhiệt độ 18-22℃, độ ẩm 45-55%) để đảm bảo về không gian lưu trữ.

Sử dụng máy hút ẩm bảo quản hồ sơ, tài liệu

Máy hút ẩm công nghiệp là thiết bị giúp kiểm soát độ ẩm vô cùng hiệu quả, nhất là đối với các lĩnh vực bảo quản hồ sơ, tài liệu. Dưới đây là một vài mặt lợi ích khi sử dụng máy hút ẩm công nghiệp để bảo quản giấy tờ, tài liệu:

• Máy hút ẩm giúp kiểm soát độ ẩm trong không gian lưu trữ. Dòng máy này có khả năng kiểm soát độ ẩm triệt để trong không khí, giúp duy trì độ ẩm lý tưởng cho việc bảo quản hồ sơ và tài liệu. Điều này đảm bảo rằng giấy và tài liệu không bị ẩm ướt hoặc bị hư hỏng do độ ẩm tăng cao.

• Ngăn chặn sự hình thành nấm mốc và vi khuẩn. Máy hút ẩm làm giảm độ ẩm trong không gian lưu trữ, tạo một môi trường khô ráo, thoáng mát, hạn chế sự phát triển của nấm mốc. Điều này giúp hồ sơ và tài liệu luôn được đảm bảo về mặt chất lượng và giữ nguyên trạng thái như ban đầu.

• Bảo vệ tính toàn vẹn của tài liệu: Sử dụng máy hút ẩm giúp cân bằng một độ ẩm an toàn để bảo vệ các loại sách báo, tài liệu quan trọng luôn được toàn và không bị hư hỏng.

• Tăng tuổi thọ của hồ sơ và tài liệu: Khi hồ sơ và tài liệu được bảo quản trong môi trường với độ ẩm lý tưởng, chúng sẽ có tuổi thọ lâu hơn. Điều này có nghĩa là thông tin quan trọng sẽ được lưu trữ và truy cập trong thời gian dài mà không cần lo ngại về sự ảnh hưởng của các yếu tố thời tiết làm độ ẩm tăng cao bất thường.

• Bảo quản các loại máy móc, thiết bị trong không gian sử dụng không bị gỉ sét, tăng tuổi thọ cho các công trình, tòa nhà.

Máy hút ẩm Kosmen là thương hiệu chuyên cung cấp và phân phối các dòng máy hút ẩm được áp dụng công nghệ hiện đại, tiên tiến đến từ Đức. Điểm nổi bật đối với các dòng máy của Kosmen là đều có khả năng xử lý ẩm mạnh mẽ và được tích hợp tính năng sấy khô nên được rất nhiều các doanh nghiệp ở nhiều lĩnh vực khác nhau tin tưởng lựa chọn.

Dự án lắp đặt máy hút ẩm Kosmen tại Tổng cục thuế tỉnh Tiền Giang

Ngoài các dòng máy hút ẩm công nghiệp dạng đứng, Kosmen cung cấp  các dòng máy hút ẩm treo trần với nhiều công suất khác nhau để khách hàng có thể dễ dàng lựa chọn sao cho phù hợp với diện tích sử dụng của mình. Đây là dòng sản phẩm vô cùng phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn trong việc bảo quản giấy tờ, sách báo, tài liệu vì được tính hợp nhiều tính năng hữu ích như: hẹn giờ, tăng/giảm độ ẩm theo yêu cầu, đèn báo nước đầy đồng thời tự động ngắt, bộ nhớ lưu lại lịch sử làm việc,... giúp kiểm soát chính xác độ ẩm, ngăn chặn nấm mốc ảnh hưởng đến chất lượng giấy tờ, sách báo, đồng thời mang lại không gian sạch sẽ, khô thoáng tuyệt đối.

Ứng dụng máy hút ẩm Kosmen để bảo quản hồ sơ, tài liệu tại Chi cục thuế Cái Bè

Kosmen Việt Nam là địa chỉ tin cậy mà quý khách hàng và doanh nghiệp có thể tham khảo khi đang mong muốn tìm hiểu về các dòng sản phẩm máy hút ẩm công nghiệp với chất lượng tốt. Với đội ngũ tư vấn viên giàu kinh nghiệm, Kosmen cam kết cung cấp các giải pháp hút ẩm chất lượng, đáp ứng tối đa mọi nhu cầu của khách hàng.